Overzicht · Beheer
Ledenlijst, gezinnen, logins, mailings, lidgeld, betalingen: het werk dat elke week terugkomt en dat niemand graag doet. Het grootste deel ervan gebeurt hier vanzelf. Het bestuur kijkt na wat overblijft.
Wie lid is, wie speelt en met welk klassement, hoort maar op één plek te staan.
Adres, gezin, licentie, klassement, functies en lidgeld staan samen op één fiche. Wat van de bond komt, komt vanzelf binnen. Wat de club zelf beslist, zoals de lidgeldcategorie, staat ernaast. Dubbels worden tegengehouden voor ze ontstaan.
Ploegen, spelers, klassementen, wedstrijden en uitslagen komen rechtstreeks van VTTL of AFTT. Verandert daar iets, dan staat het hier even later ook goed, zonder dat iemand ernaar moet omkijken.
Een jeugdspeler heeft vaak twee ouders, soms op twee adressen. De ene betaalt, en allebei willen ze weten wanneer hun kind speelt.
Een kind kan twee ouders hebben, elk met een eigen adres. Per ouder zet je aan of die de clubmails krijgt en of die betaalt. Daarna hoef je er niet meer aan te denken: de weekmail en de uitnodigingen gaan naar de ouder die ze wil, de factuur naar de ouder die betaalt, en allebei kunnen ze in de app hun kind inschrijven of afzeggen.
Wie in de app mag, volgt uit de ledenlijst.
Wie een licentie heeft, kapitein is of bardienst doet, heeft toegang tot de ledenapp. Een nieuw lid kiest bij de eerste keer zelf een wachtwoord. Er is dus geen lijst met logins die iemand moet bijhouden, en bij de seizoensstart hoeft er niets rondgestuurd te worden.
Wie krijgt een app-account?
Volgt de ledenlijst, elke dag opnieuw
Voorzitter, penningmeester, jeugdverantwoordelijke, competitieleider: de functies staan op de site, met een mailadres dat bij de functie hoort en niet bij wie ze toevallig invult. Wat iemand in het systeem mag, staat in gewone woorden. Het bestuur en de beheerders melden aan met een tweede factor.
Een trainer die een stage wil, een vrijwilliger met een plan voor een uitstap: het bestuur beslist, zonder dat het in een mailketting verdwijnt.
Alles wat een beslissing van het bestuur vraagt, komt op één pagina. De bestuursleden krijgen een mail, bekijken het voorstel en keuren het goed, of sturen het terug met een woordje uitleg. Wie het voorstel deed, hoort wanneer er beslist wordt, bijvoorbeeld op de volgende vergadering.
Te keuren · 2 open
Training · voorgesteld door Bram Lievens
Krokusstage jeugd
Beslissing verwacht na de bestuursvergadering van 3 november
Evenement · voorgesteld door Ella Desmet
Uitstap naar het BK jeugd
Lijsten die je niet hoeft bij te houden, en één mail in plaats van vijf die op elkaar lijken.
Jeugd, ouders, competitiespelers, kapiteins, bestuur: elke lijst is afgeleid van de ledenlijst. Wordt iemand kapitein, of wordt een jeugdspeler senior, dan staat hij meteen op de juiste lijst. Na het versturen zie je wie de mail kreeg en wie ze opende.
In dezelfde nieuwsbrief zet je een alinea die alleen de jeugd te zien krijgt en een alinea alleen voor de competitiespelers. Iedereen krijgt één mail, met daarin wat hem aangaat.
De penningmeester maakt nog facturen, maar zoekt geen betalingen meer op.
Bij de seizoensstart krijgt elk lid zijn lidgeldfactuur, volgens zijn categorie. Per lid zie je daarna wat er nog openstaat: lidgeld, trainingen, evenementen, bar en winkel samen.
Een lid vinkt in de app aan wat het betaalt en krijgt één overschrijving, met een QR-code voor de bankapp. Een ouder betaalt zo in één keer voor de kinderen mee. De clubrekening wordt elk uur gelezen; klopt een betaling, dan staat alles op betaald. Alleen wat niet klopt, komt nog bij de penningmeester.
Vink aan wat je betaalt. De mededeling en de QR-code worden berekend zoals in de app. Het rekeningnummer is verzonnen en klopt bewust niet: geen enkele bank voert deze betaling uit.
Te betalen
€ 0,00
–BE68 5390 0754 7035Facturen tussen Belgische ondernemingen moeten tegenwoordig via het Peppol-netwerk. Een sponsorfactuur vertrekt rechtstreeks naar de boekhouding van de sponsor, en je ziet of ze is aangekomen. Andersom ook: de factuur van de drankleverancier of voor de zaalhuur komt via Peppol binnen en staat meteen in dezelfde boekhouding, klaar om te betalen. Versturen en ontvangen, op één plek.
Wat in het systeem staat, staat ook op de site.
Kalender, uitslagen en rangschikkingen komen van de bond. Trainingen, evenementen, verslagen en nieuws verschijnen zonder dat iemand ze overzet. Krijgt iemand een andere functie, dan staat ook dat juist.
De pagina's bestaan uit blokken die een vrijwilliger zelf kan herschrijven of verplaatsen. Sponsors staan groter of kleiner volgens hun pakket. Een artikel kan met één schakelaar ook op de Facebookpagina van de club.
Vragen van leden komen op één plek binnen, niet bij wie toevallig het nummer van de voorzitter heeft.
Loopt er iets vast, dan meldt een lid het in de app, met een screenshot erbij. Het bestuur antwoordt op één plek, en het lid ziet het antwoord in de app en in zijn mail.
Wat je niet ziet, maar wat elke week tijd spaart.
We bekijken samen hoe jullie club vandaag werkt en waar we beginnen.